Es normal que las cosas se salgan de control y se desvíen de nuestros planes de vez en cuando, y no hay excepción hablando en temas de logística. Si te sientes abrumado o preocupado por no tener todo en orden y listo para este cierre de año con tu tienda en línea, es muy probable que consideres un proveedor externo que te ayude con envíos, inventario, almacén, etc.
Si ya cuentas con un proveedor actualmente y no estas a gusto 100%, todavía estás a tiempo de buscar otras opciones. Normalmente nos toma de unas semanas hasta un par de meses el comenzar a trabajar con alguien externo, sin embargo, aquí te contaré un poco más a detalle como podemos estar outsourceando parte o toda nuestra operación logística con empresas como Pack&Pack en un par de semanas.
¿Por qué buscar outsourcing logístico para fin de año?
La principal razón es porque desde el Buen Fin en Noviembre hasta Reyes en Enero, es la temporada más alta del año en todas las ventas en línea.
Ya sea que vendas en Amazon o en tu tienda de Instagram, esta temporada es muy buena para todos los que vendemos en línea en cuestión de números, pero siempre conlleva dificultades en planeación, inventario, envíos en tiempo y forma, etc. No querrás desaprovechar los picos de estos meses sin poder suplir todas tus órdenes o peor aún, perder clientes por haberte comprometido en algo y no poder cumplir parcial o totalmente.
¿Qué debes encontrar con un proveedor logístico para esta temporada alta?
Ya sea que solo estemos buscando hacer envíos de una manera más segura y rápida para fin de año, o queramos que hagan el Fulfillment de tus órdenes desde el almacenamiento hasta la entrega de tus productos, podrás tenerlo arreglado en menos de un mes.
Dejar todo listo y dejar que alguien más se encargue de el Fulfillment de nuestras órdenes, nos deberá de permitir al menos los siguientes aspectos claves.
Administración de picos en la demanda
Hay estadísticas que hablan de tiendas en linea duplicando o triplicando sus ventas en dichas festividades de fin de año. Este incremento en demanda aunado a nuestras ocupaciones personales con la familia, vacaciones, festejos, etc., será una mezcla mortal que nos dejará probablemente agotando todo nuestro tiempo y dinero para sobrevivir si bien nos va la temporada. Además, la mayoría de nosotros somos nuevos en esto y no podemos pronosticar de la mejor forma los movimientos en la demanda de nuestros clientes. Será difícil saber si tenemos que “contratar” a algún amigo, dejar de dormir, “apagar” nuestro negocio unos días, etc.
No lo sabemos a ciencia cierta.
Un proveedor de Fulfillment deberá tener la capacidad operativa para manejar todo tipo de picos en la demanda, haciéndose cargo de más órdenes, más insumos, más envíos… más clientes. Lo único que te deberá preocupar será dejar listo suficiente inventario para los posibles picos en la demanda.
Cumplir con los tiempos de envío
Aparte del tema de procesamiento de órdenes que puede llevar mucho tiempo en especial cuando hay picos y no estamos preparados, viene el tema de envíos. Supongamos que tenemos un plan de almacenamiento y procesamiento de nuestras órdenes muy bueno y va corriendo a la perfección. Logramos tener las órdenes listas en un par de días como normalmente lo hacemos, y ahora queremos mandarlo como normalmente lo mandamos… con una guía de prepago, digital o yendo a algún mostrador de paquetería. He aquí en donde vienen dos grandes problemas:
- Agendamos recolección a domicilio como siempre pero la paquetería tarda más en pasar o de plano no pasa. ¿La razón? Es temporada alta y las paqueterías se saturan impresionantemente.
- Quitamos tiempo de nuestro plan perfecto y buscamos un mostrador más cercano de manera milagrosa y desde ahí hacemos nuestro envío. Perdemos tiempo pero lo mandamos, aunque la paquetería seguramente tardará algunos días más en entregar por la saturación de la temporada.
Aquí es en donde cobra sentido hacerlo con el proveedor de Fulfillment que tendrá listas las órdenes el mismo día que los clientes las hagan y mandará de igual manera ese mismo día por la operación fija y constante que tiene con los proveedores de mensajería y paquetería. Además, querrás tener un aliado que de seguimiento a todos tus envíos con posibles retrasos por saturación y te ayude a tener respuestas clara y soluciones para tus clientes.
¿Cómo empiezo con el outsourcing de Fulfillment a tiempo?
Habrá diferentes proveedores de Fulfillment ahí afuera que te podrás ayudar y cada uno con sus especificaciones. Pero podemos adelantarnos y tener lista la mayor cantidad de información necesaria para que un proveedor nos cotice o nos ayude a empezar el Fulfillment cuanto antes.
Intentemos tener la siguiente información aunque no te abrumes si no lo tienes, siempre te podrán ayudar:
- Almacenamiento: si tienes alguna necesidad específica de almacén para tu tipo de productos o si ya tienes experiencia en cuanto espacio requieres.
- Detalles de tus productos: cuantos SKUs tienes o consideras para el Fulfillment, peso y dimensiones de cada producto, ya sea que entregues así solos o ya empacado de alguna forma.
- Embalaje: si entregarás tus propios insumos de embalaje al proveedor como cajas con tu marca, plástico, sobres, etc., o si querrás que todo sea incluido por parte del proveedor.
- Volumen de órdenes al mes: cuántas órdenes vendes al mes con productos promedio por orden y cuánto planeas vender en temporada alta (si es que ya tienes un estimado).
- Inventario a procesar: cuánto inventario en número de piezas y SKUs planeas mandar al proveedor.
Proceso de implementación
Una vez que se llegó a un arreglo entre el proveedor de Fulfillment y nuestra tienda, vendrá el proceso ágil de implementación para estar listos en cuanto antes. Este proceso también puede variar dependiendo del proveedor pero normalmente verás un proceso general así. O por lo menos con Pack&Pack.
- Deberemos conocer las responsabilidades y actividades claves de ambas partes para que el Fulfillment funcione como planeado. Pack&Pack comparte una lista física de dichas tareas y capacitación remota o en persona al respecto.
- Deberemos conectar nuestra tienda con el proveedor para poder obtener la información de todas las órdenes y clientes, y completar el Fulfillment en tiempo y forma. Pack&Pack ofrece herramientas para conectar toda la información de la compra y que no nos tengamos que preocupar de nada más, solo de vender. También, hay capacitación remota o presencial para cómo hacerlo.
- Debemos mandar o entregar nuestro inventario con el proveedor y empezar a vender. Con Pack&Pack podemos mandarlo vía remota con ciertas especificaciones o entregarlo en oficina central en tiempo y forma acordados entre ambas partes.
Ahora sí, estamos listos para los meses más movidos del año, para vender como locos y tener contentos a nuestros clientes. Recuerda que es posible tener este tipo de soluciones o ayudas listas a tiempo antes de la temporada alta. Si tienes dudas o necesidades muy específicas no dudes en acercarte a algún experto o proveedor como nosotros para ayudarte. Lo importante es llegar motivados y listos para cerrar el año en crecimiento.
